Achats : payer ce qui est reçu
Commande, réception et facture fournisseur se contrôlent avant le paiement.
Vous ignorez votre stock réel.
Un client appelle, une rupture se découvre au dernier moment, et chacun donne un chiffre différent.
Dans Odoo, un entrepôt a ses emplacements standard : stock, réception, expédition. L’inventaire physique se règle d’une seule règle, et les bons de réception et de livraison sont liés aux commandes.
Ce que nous ajoutons : un entrepôt, écrit en mode standard avant de démarrer. Et aussi, le stock affiché doit être celui de l’étagère.
Le stock affiché n’est pas celui de l’étagère.
L’inventaire annuel révèle l’écart : les quantités ont bougé sans que le système le sache.
Les codes-barres standard servent à la réception et à la livraison : chaque mouvement se scanne au lieu de se ressaisir.
Le réassort se fait au feeling.
La même rupture revient, parce que la commande fournisseur part quand quelqu’un y pense.
Des règles de réapprovisionnement simples, un minimum et un maximum par article, proposent la commande au bon moment.
Et aussi, la commande fournisseur doit être contrôlée à sa facture.
Vous réglez sans vérifier la réception.
Une facture fournisseur arrive. Vous cherchez la commande, puis le bon de réception, dans trois fichiers.
La facture est contrôlée contre la commande et la réception. Un écart de prix ou de quantité est signalé, et la facture est bloquée si l’écart dépasse la tolérance.
Ce que nous ajoutons : une recette par processus, jouée sur vos cas. Et aussi, les frais généraux, sans commande.
Chaque facture fournisseur se saisit ligne par ligne.
En fin de mois, les factures s’accumulent et la saisie se fait à la main.
Une facture sans commande, les frais généraux, se saisit directement, avec la TVA déductible correcte et un compte de charge proposé.
La numérisation automatique par reconnaissance de texte est hors du mode standard : c’est une option, chiffrée à part.
Les commandes partent sans validation.
Un achat hors budget se découvre quand la facture arrive.
Un seuil d’approbation à un niveau bloque la commande au-dessus du montant fixé, jusqu’à la validation du bon rôle. Plusieurs niveaux de validation ne font pas partie du standard.
Vos délais fournisseurs deviennent une déclaration.
Vos retards de paiement fournisseurs se retrouvent dans la déclaration de la loi 69-21, facture par facture.
Le registre des délais de paiement est préparé depuis le système, facture par facture. Votre cabinet le vise.
Tout repose sur des dates d’échéance et de paiement justes, à la source. Le détail est sur la page de la loi 69-21.
Une app de plus, pas de contrat.
Ajouter une application Odoo ne change pas votre contrat de licence.
Une commande, envoyée par e-mail.
Une commande part par téléphone ou par un fichier envoyé à la main, et le fournisseur n’a pas tous vos identifiants.
La demande d’achat devient un bon de commande PDF, envoyé par e-mail au fournisseur. La fiche fournisseur porte l’ICE, l’IF et le RIB utilisable pour le paiement.
Le bon de commande est conforme et s’envoie en français ou en anglais.
Les réceptions, suivies au colis.
Le fournisseur livre en deux fois, et la facture arrive pour le total.
Vous recevez une partie de la commande, puis le reste. Les quantités reçues sont suivies et le reliquat reste visible.
À la validation d’un transfert, Odoo demande s’il faut créer un reliquat, en crée toujours un, ou n’en crée jamais.
De la demande au paiement
- 01
Demande d’achat
Un besoin est exprimé, puis validé.
- 02
Commande
Un bon de commande PDF part par e-mail.
- 03
Réception
Partielle ou totale, avec reliquat visible.
- 04
Facture
Contrôlée contre la commande et la réception.
- 05
Paiement
L’échéancier fournisseur et l’écriture de banque se mettent à jour.
Ce que les achats retrouvent dans Odoo
Fiche fournisseur
ICE, IF et RIB sur la même fiche.
TVA non déductible
Une facture hors champ ne crée aucune TVA à récupérer.
Échéancier fournisseur
Ce que vous devez, et quand.
Tableau de bord d’entrepôt
Les opérations du jour, sur un seul écran.
L’équipe voisine
Questions fréquentes
Que veut dire « contrôlée contre la commande » ?
Odoo compare la facture à ce que vous avez commandé et reçu. Un écart de prix ou de quantité est signalé avant le paiement.
Peut-on recevoir en plusieurs fois ?
Oui. Les quantités reçues sont suivies et le reliquat reste visible.
Qui valide une grosse commande ?
Au-dessus d’un seuil que vous fixez, la commande attend le bon rôle, à un niveau. Plusieurs niveaux ne sont pas dans le standard.
Les appels d’offres sont-ils inclus ?
Non. Appels d’offres, contrats-cadres et portail fournisseur sont hors du mode standard.
Parlons de vos achats
Le même parcours, contrôlé, dans Odoo, sur vos fournisseurs.
Captures d'écran : documentation Odoo (Odoo S.A.), CC BY-SA 4.0